Borrador en revisión
Qué es una orden de compra y qué datos lleva
Por Félix Lezama ·
Una orden de compra, también llamada pedido de compra, es el documento con el que una empresa se compromete con un proveedor a comprar algo: qué, cuánto, a qué precio y para cuándo. Es el segundo paso del circuito de compras, después de la solicitud de pedido y antes de la entrada de mercancías.
Los datos de una orden de compra
- Proveedor: a quién se le compra. Viene de los datos maestros de proveedores.
- Sociedad y organización de compras: qué empresa del grupo compra y qué área negocia.
- Material, cantidad y unidad de medida: qué se compra y cuánto.
- Centro: a qué planta o depósito va la mercadería. Cada centro pertenece a una sola sociedad.
- Precio y condiciones: cuánto se paga y en qué términos.
- Fecha de entrega: cuándo tiene que llegar.
Qué pasa en el sistema al grabarla
La orden recibe un número propio y queda registrada en el sistema. Todavía no mueve stock ni genera una deuda con el proveedor: eso ocurre recién con la entrada de mercancías y con la verificación de la factura. Sí compromete presupuesto, porque la empresa ya se obligó a comprar.
Los errores más comunes
- Elegir un centro que no pertenece a la sociedad del pedido.
- Copiar mal la cantidad o la unidad de medida de la solicitud.
- Crear el pedido sin referencia a la solicitud cuando el proceso de la empresa la exige.
Puede probar una orden de compra real, corregida en el momento, en la portada de la Academia.